Google Drive permet de travailler en équipe sur un projet avec un dossier partagé. Chaque membre de l’équipe peut ensuite consulter ou télécharger des fichiers concernant un projet. Il est également possible de synchroniser le dossier partagé en ligne avec un dossier local sur son ordinateur grâce à l’application Google Drive.

Pour partager des documents avec Google Drive :

  • être connecté à son compte Google
  • créer les dossiers que le souhaite partager : ne partagez pas tout votre Drive !
  • ajouter pour chaque dossier les membres de votre équipe qui doivent y avoir accès. Leur email doit être celui de leur compte Google. Choisissez le bon niveau de privilège : consultation seule ou “Édition”.

Ne confondez pas le “Lien de partage (accessible uniquement par les collaborateurs)” qui est donc un lien privé réservé aux membres de l’équipe avec qui vous avez partagé le dossier, “Lien partageable” qui est justement un lien publique que vous pouvez envoyer à n’importe qui sans l’avoir ajouté au préalable. Le fait d’activer un lien publique permet donc potentiellement à toute personne en ayant connaissance d’avoir accès au dossier. Attention donc à cette brèche potentielle de sécurité !

Information sur les dossiers

Pour savoir si un dossier est partagé, regardez dans la liste si le picto contient un profil :

Dossier Google Drive partagé.
Dossier partagé

Dans le panneau de droite, vous avez également des infos sur le dossier sélectionné :

Profils des membres avec qui le dossier est partagé : ici 2 personnes.

Conclusion

Le travail en équipe avec Google Drive est donc très simple. De plus le service est gratuit pour une utilisation de base mais déjà souvent largement suffisante. Une autre solution intéressante de travail en équipe : Dropbox.

À savoir !

Avec ce type de service, Google renforce sa domination en augmentant le nombre de ses utilisateurs. Comme pour les autres géants du web, les données sont stockées sur leurs serveurs. N’oubliez pas de garder un doublon de vos documents !

Christophe Lombard webmaster formateur

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Christophe
Webmaster - Consultant - Formateur

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